المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين
المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين تشمل ممارسات مثل إدارة الوقت، والجدولة، وتحديد الأولويات من خلال قوائم المهام والمهام التي يجب القيام بها، ومهارات إدارة المشروع، والتواصل المتسق، والمرونة بالإضافة إلى القدرة على التكيف، إذا كنت غير منظم، فإن هذه المهارات ستغير حياتك! لتصبح قائدًا ذكيًا، يجب أن تتابع المهارات التنظيمية، ومن خلال متابعة المدونة، ستتعرف على مهارة تنظيمية يحتاجها القادة الأذكياء، لذا يرجى إعطائها قراءة باهتمام.
أفضل المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين
- المهارات التنظيمية هي القوة التي يجب أن يمتلكها القائد. كما تعلمون، القيادة هي فن تحفيز الناس للعمل نحو إدراك هدف مشترك.
- غالبًا ما يؤدي الفشل في التنظيم إلى حدوث فوضى أو، على الأقل، زيادة في مستويات التوتر في العمل.
- يحدث هذا عندما تحاول فهم كل ما يحيط بك من أجل جعل الحياة أسهل، هذا هو السبب في أن المهارات التنظيمية القوية هي المفتاح لكونك مديرًا ذكيًا.
- تصبح الحاجة إلى امتلاك قدرات تنظيمية أكثر أهمية عندما تكون رئيسًا أو مديرًا.
- بعد كل شيء، يلجأ الناس إليك للحصول على الإلهام، ولن يكون ملهمًا إذا رأوك خائفًا.
إدارة مشروع
- كقائد، من المحتمل أن تدير المشاريع بينما تدير فريقك في نفس الوقت.
- لست بحاجة إلى الحصول على لقب “مدير المشروع” لإدارة المهام، ولكنك تحتاج إلى المهارات اللازمة لضمان النجاح التنظيمي. مهارات تنظيم المشروع ضرورية عندما يتعلق الأمر بإدارة الجداول الزمنية والمواعيد النهائية للعملاء الخارجيين أو المهام الداخلية.
- لإدارة المشروع والتواصل الواضح، قد يكون من المفضل الاجتماع شخصيًا أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو إجراء مكالمات الفيديو والمراسلة على Skype.
- التفاوض وإدارة المخاطر هي أيضا مهارات إدارة المشاريع ذات القيمة.
- إدارة المخاطر قادرة على تتبع المشروع للتنبؤ بالمشكلات المحتملة التي قد تنشأ ولديها حلول في متناول اليد فقط في حالة حدوث مشكلة. يعد التفاوض على كل شيء من الميزانيات والموارد إلى المواعيد النهائية جزءًا من امتلاك مهارات تواصل رائعة.
إدارة الوقت
- أحد أهم المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين بشكل عام.
- من أجل إكمال جميع المهام بكفاءة وفعالية، لا يمكن للقائد أن يصادق التسويف.
- تساعد إدارة الوقت من خلال جدولة المشاريع والاجتماعات والمهام الأخرى عن طريق إنشاء مجموعات زمنية في التقويمات والاحتفاظ بقائمة من المهام على مهارات التنظيم.
- باستخدام الجدولة، يصبح تحديد الأولويات والتركيز على مهام معينة أمرًا بسيطًا، ويتيح فرصة أكبر لتعدد المهام. ت
- ظهر لك رؤية جدولك على الورق أو على الشاشة بالضبط الأيام والأوقات التي يمكنك فيها أن تكون أكثر مرونة للتكيف مع احتياجات العمل، وفي الأوقات التي تكون فيها غير متاح تمامًا.
- تقويم Google هو المفضل عندما يتعلق الأمر بالجدولة – فهو سهل الاستخدام وهناك خيار لمزامنة الاجتماعات المجدولة مع التقويم على الهاتف، إنه ملائم ويمكن الوصول إليه في أي وقت.
زيادة الإنتاجية مع وقت الذروة
- نظّم حياتك بحيث تقوم بعمل إبداعي خلال “وقت الذروة” الداخلي.
- وقت الذروة الداخلي الخاص بك هو وقت من اليوم وفقًا لساعة جسمك عندما تكون أكثر انتباهًا وإنتاجية.
- بالنسبة لمعظم الناس، هذا في الصباح، لكن بالنسبة لبعض الناس، يكون الوقت في المساء، من حين لآخر، قد تجد كاتب أو فنان وقت الذروة له هو في الساعات الأولى من الصباح.
- الاستماع إلى جسدك وتحديد وقت الذروة الخاص بك أمر ضروري لتحقيق جميع أهدافك، إذا كان أحد أهدافك هو تعلم كيفية كتابة كتاب، فيجب تخصيص جزء من وقت الذروة لتخطيط كتابك وكتابته وتحريره وتسويقه.
- من المهم أن تكون على دراية بوقت الذروة الداخلي الخاص بك حتى تتمكن من جدولة أهم مشاريعك وفقًا لذلك لزيادة الإنتاجية، عادة ما يتطلب العمل الأكثر أهمية أن تكون في أفضل حالاتك، وأن تكون مستريحًا، ومتنبهًا، ومبدعًا. في أي وقت من اليوم تشعر بهذه الطريقة؟
- يجب أن تكون على دراية أيضًا بوقت الذروة الخارجي. هذا هو الوقت الذي يكون فيه عملائك متاحين بسهولة، يجب أن يفكر كل شخص في تنظيم يومه في أوقات الذروة الخارجية والداخلية.
التفويض
- أحد أهم المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين فالتفويض هو شكل من أشكال الفن، وللأسف لم يتقنه الجميع.
- يتفهم القائد الفعال أيضًا أهميته لكي يعمل المشروع بسلاسة. ومع ذلك، من المستحيل التعامل مع كل جانب من جوانب المشروع بنفسك، وهذا هو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه تفويض المهام.
- إن إدراك من هو الأفضل لوظيفة معينة يمنع هذا الشعور الغامر الذي سيتيح لك الإشراف على كل جانب من جوانب المشروع.
- سيعرف القائد المنظم فريقهم ويكون على دراية بنقاط القوة والضعف لديهم.
- إن التعرف عليك مسبقًا يعني أنك لن تجهد عندما تظهر مشكلة كما تعلم من الذي تطلب المساعدة.
- بفضل المنظمة، سيعمل فريقك بكفاءة أكبر ويكمل كل مهمة بأقل ضغط على أكتافك.
الاتساق
- أحد أهم المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين فأثناء إدارة المشاريع، ستكون مسؤولاً عن التواصل مع الآخرين الذين يشاركون بشكل مباشر في المشروع إما داخليًا أو خارجيًا، وهذا مجرد موقف واحد حيث يأتي التواصل المتسق والواضح.
- إذا أسيء فهم الرسائل، يمكن أن تصبح المهام غير منظمة، والمشاريع يمكن أن تصبح فوضوية. هناك موقف آخر تلعب فيه مهارات الاتصال دورًا في علاقات العمل، إن إقامة علاقة رائعة مع زملائك وموظفيك أمر في غاية الأهمية.
- يجب أن يشعر موظفوك بالراحة عند التحدث إليك عن التجارب والانتصارات في المكتب، حتى تعرف ما الذي يعمل بشكل جيد وما الذي يجب تحسينه لنجاح الشركة.
- إذا كان الموظفون يرونك كقائد عظيم، فمن المرجح أن يقبلوا التعليقات والنقد البناء ويكونوا قادرين على مناقشتها معك. إن كونك متاحًا للتحدث معهم وتوفير سياسة الباب المفتوح بدون ترهيب سيساهم في ثقافة مكان العمل، وهو أمر ضروري لإبقاء الموظفين سعداء، وسيساعد في الحفاظ على المنظمة منظمة!
التعامل مع تعدد المهام
- معظمنا بمهام متعددة طوال الوقت دون التفكير في الأمر مرة أخرى، مثل كتابة بريد إلكتروني والإجابة على سؤال زميل في العمل، والتحقق من نص أثناء مشاهدة التلفزيون، والتمرن أثناء الاستماع إلى الموسيقى، وما إلى ذلك.
- في مكان العمل، قد تكون قيادة مشروع أو شخص واحد في وقت واحد أمرًا مثاليًا، لكن هذا ليس معيارًا في العادة.
- تعد القدرة على التوفيق بين المهام المتعددة وإكمالها جميعًا بكفاءة وفعالية (دون الإجهاد) مهارة ضرورية لتنظيم القيادة.
تنظيم الموارد
- أحد أهم المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين فمن الضروري تحقيق أقصى استفادة من مواردك كما يتطلب التنظيم.
- حتى أنه من الضروري معرفة متى تستخدم هذه الموارد حتى تتمكن من منع استنفادها أو استخدامها في الأوقات والأماكن غير المناسبة.
- للتوضيح، بهذا المعنى، تشير المنظمة إلى إدراكها للموارد المتاحة التي قد تطلبها في مشروع ما.
- يجب عليك أيضًا ربط المساعدة الصحيحة بالمتطلبات الصحيحة للتأكد من أنها تناسب قدراتهم. إلى جانب ذلك، فإن الفشل في هذا المصطلح هو علامة على إهدار الموارد، وهذا لن ينعكس عليك جيدًا.
- ومع ذلك، لضمان تنظيم الموارد، يجب عليك تحديد الموارد ذات الصلة بمهمتك أو مشروعك قبل البدء فيه. يمنعك من البحث عن المساعدة عندما تكون في أمس الحاجة إليها.
ترتيب الأولويات
- ربما تكون قد أنشأت قوائم مهام من قبل – فهي شائعة جدًا.
- ولكن ماذا عن قائمة عدم القيام بذلك؟ هل سمعت من قبل عن شيء من هذا القبيل؟ قائمة المهام التي يجب تجنبها هي بالضبط ما تبدو عليه: تدوين الأشياء التي ليس لديك وقت من أجلها في يومك. تشمل الأمثلة: المكالمات أو الاجتماعات أو المهام غير المجدولة أو الإجهاد أو الخروج لتناول الغداء عند إحضار طعامك الخاص أو التحقق من مواقع التواصل الاجتماعي أو أي شيء يخطر ببالك!
- فيما يتعلق بقائمة المهام الخاصة بك، تعرف على ما هو مهم مقابل ما هو عاجل.
- يجب دائمًا إعطاء الأولوية للعمل العاجل! أنشئ قائمة مهام أسبوعية بما في ذلك جميع المهام التي يتعين إكمالها، وقم بتنظيمها حسب أيام الأسبوع، ولكن كن دائمًا مرنًا بما يكفي للتكيف مع الموعد النهائي العاجل التلقائي. سيساعدك إنشاء قوائم المهام والقوائم الممنوعة في أي يوم على البقاء منظمًا.
التوثيق
- أحد أهم المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين فالتوثيق هو الجزء الكتابي الذي يحمل الشكل الأصلي أو الرسمي أو القانوني لشيء ما ويمكن استخدامه لتقديم أدلة أو معلومات حاسمة.
- يمكنك حفظ المعلومات في مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو طباعتها كلها.
- التوثيق مهم لتتبع التقدم في معالجة أنماط التفكير والسلوكيات غير الصحية.
- إذا كنت لا تستخدم هذه الأداة، فسيكون من الصعب للغاية تحقيق تقدم مستمر في أي مجال واحد، ناهيك عن مجالات متعددة.
- لذلك لن تتحقق رغبتك في أن تصبح قائدًا ذكيًا بدون امتلاك هذه المهارة التنظيمية.
التعاون
- يمكن أن يجعل التعاون الصحيح عملك أكثر فعالية.
- يدرك القائد المنظم هؤلاء الأفراد الذين قد يكونون أفضل شخص لمهمة معينة.
- يتركك التنظيم في وضع يسمح لك بالبحث عن المساعدة عندما يكون الأمر بسيطًا.
- علاوة على ذلك، فإن مهارة المعرفة المسبقة هي التي يمكنك من خلالها الاستعانة بمشروع ما بسلاسة.
- كما أنه يشمل قادة آخرين من مختلف الإدارات، لذا فإن العمل بانسجام أمر حيوي. باستخدام هذه المهارة، ستكون على دراية بمن قد تحتاج إلى التعاون معه قبل ظهور الحاجة.
- علاوة على ذلك، يمكنك إجراء البحث الخاص بك ومعرفة من تتصل به في أي وقت. يتيح لك بعد ذلك التعامل مع أي مشكلة بطريقة مريحة وفعالة.
المرونة والقدرة على التكيف
- أحد أهم المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين فعند الحديث عن المرونة – كن مرنًا بشأن عبء عملك، وإلحاح المهام، والمواعيد النهائية، وتلقي التعليقات والنقد البناء، وما إلى ذلك. التغيير التنظيمي ثابت ومقاومة التغيير لن يسمح لك بالتألق كقائد.
- القدرة على التكيف هي أيضا ذات أهمية قصوى. لنفترض أنك بحاجة إلى تدريب شخص ما، فهناك مهارة جديدة تحتاج إلى تعلمها، أو تحتاج إلى صقل شيء تعرفه بالفعل.
- تكيف مع منحنى التدريب والتعلم عن طريق إجراء البحوث الخاصة بك، وقراءة المقالات، ومشاهدة مقاطع الفيديو التوضيحية وتقديمها، وإنشاء العروض التقديمية، وطرح أي أسئلة لديك قد يتمكنون من الإجابة عليها.
التنظيم المادي
- أحد أهم المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين فلا يقتصر التنظيم المادي على الحفاظ على المكتب نظيفًا ومرتبًا فحسب، بل يشمل تصميم الغرف والأرضيات والمباني الكاملة.
- إلى جانب ذلك، يتجاوز الحفاظ على المظهر الأنيق.
- ومع ذلك، فإن المساحة سيئة التنظيم تؤدي إلى عدم الراحة الجسدية، وإساءة استخدام الوقت، وضياع الأدوات.
- بالإضافة إلى ذلك، تؤثر مساحة العمل بشكل كبير على الأشخاص الذين يعملون فيها.
- لذلك، يحافظ القائد الذكي دائمًا على نظافة مكان عمله وتنظيمه بطريقة بسيطة ولكنها منظمة.
العمل الجماعي
- في الفريق المنظم جيدًا، يتعين على كل عضو أن يلعب دورًا مختلفًا، ويتم تعيين المهام وفقًا لذلك.
- يعد إنشاء الهيكل التنظيمي لفريق جديد إنجازًا ماهرًا، ولكن الأمر كذلك هو إعطاء وقبول التفويض المناسب، واتباع التوجيهات، والتواصل بوضوح مع الأشخاص المناسبين.
إدارة الأولويات
- ستجعلك القدرة على تحديد أولويات الأشياء أكثر ذكاءً كقائد فريق. يؤدي إنشاء قائمة مهام وفهم المواعيد النهائية التي تأتي أولاً إلى تخطيط أفضل بالإضافة إلى تقليل الضغط.
- كلما زادت خبرتك، أصبحت أكثر ثقة في معرفة المهام الأكثر أهمية.
- يميل الأفراد غير المنظمين إلى التأقلم بشكل عشوائي والتعامل مع الأشياء عند ظهورها.
- من الخطأ وضع الطاقة في المناطق الخاطئة، والأشياء الأكثر أهمية تقع على جانب الطريق.
- يجعلك تحديد الأولويات على المسار الصحيح بالترتيب الذي تريد إكمال شيء به.
- لهذا، يجب أن تكون على دراية بالمهام المطروحة والعملية الخاصة بكل منها. تحقق من المواعيد النهائية والتفاصيل الملحة الأخرى مسبقًا للسماح لك بالتنظيم بشكل أفضل.
التعامل مع المشتتات
- أحد أهم المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين حيث يتجنب المنظمون الناجحون الانحرافات في أماكن عملهم. إنهم يتأكدون من أن بيئة عملهم نظيفة ويحافظون على جدولهم الزمني المركّز بقدر ما تسمح لهم الظروف بذلك.
- إن وجود شخص ما لتنظيف مكانك هو بالطبع ضروري لتوفير بعض الوقت ولكن عليك أن تتصالح مع حقيقة أنه سيتعين عليك تخصيص بعض الوقت لتعرف بنفسك أين تحتفظ بكل شيء في مكتبك.
- إن وجود عدد كبير من الأوراق أو الملفات على مكتبك أو سطح مكتبك ليس أمرًا مثاليًا.
- يفهم المنظمون الأذكياء أهمية التنظيم الرقمي أيضًا.
- ومع ذلك، في بعض الأحيان تأتي المشتتات من الخارج وتكون غير متوقعة.
- من المهم للغاية أن تكون قادرًا على التعامل معها بمجرد ظهورها، لذلك، يعمل التركيز بالإضافة إلى التنظيم.
التواصل الواضح
- يتطلب القائد المؤثر التواصل بوضوح في جميع الأوقات.
- وستجعل مهاراتك التنظيمية من السهل عليك نقلها.
- بفضل هذه المهارات، فأنت تعرف بانتظام ما يحدث ويمكنك تفسير أي مشكلات.
- أنت أيضًا قادر على إيصال ما تحتاجه لأنك منظم وتعرف الوضع الراهن في تلك المرحلة.
- بالإضافة إلى ذلك، فإن بدء الأمور أسهل بالنسبة لك نظرًا لقدرتك على عرض الأشياء بشكل مريح ودقيق. للحصول على تواصل جيد، يجب أن تكون واثقًا من قدراتك كقائد.
- إذا استخدمت المهارات المختلفة التي تمت مناقشتها أعلاه، فستلاحظ ثقة أكبر في صوتك مما يكون له تأثير إيجابي على بقية الفريق.
الكفاءة
- أحد أهم المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين فالتنظيم والكفاءة يسيران جنبا إلى جنب.
- تؤدي الكفاءة إلى الحاجة إلى التخطيط لجعل أعمالك تعمل بشكل أكثر سلاسة.
- علاوة على ذلك، فإنه يقلل من المشاكل التي تواجهها ويجعل الجميع أكثر سعادة. كونك فعّالًا يقرّك أيضًا بمكانك في المشروع في أي لحظة معينة.
- علاوة على ذلك، فإن تنظيم الأشياء إلى الحد الذي يمكنك من مواجهة المشاكل قبل مواجهتها.
- كنز هذه الكفاءة وقدرتك على تحديد القضايا تعمل في وئام. إذا فشلت في أن تكون منظمًا، فلن يحدث هذا.
- للتغلب على هذه القوة، عليك تخصيص وقت لمشروع فردي وتقسيمه إلى أجزاء مميزة.
- وبالتالي، من خلال فهم كل جزء، يمكنك تحديد الجزء الذي تحتاج إلى تجديده ومن يمكنك تسليمه.
- أخيرًا، بصفتك قائدًا ذكيًا، ستحدد المشكلات وتعرف كيفية حلها للسماح بذلك بطريقة تجعل كل شيء يعمل كالساعة.
ما مدى أهمية المهارات التنظيمية في العمل؟
- في حديثنا عن المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين ففي إطار عملية تنظيم العمل بأكمله ينقسم إلى أنشطة صغيرة مختلفة، هناك موظف مختلف يؤدي كل وظيفة مختلفة.
- من خلال القيام بذلك، لا توجد إمكانية لإهمال أي نشاط أو أي احتمال لتكرار أي وظيفة غير ضرورية، وبالتالي، هناك استخدام أمثل لجميع الموارد المتاحة (على سبيل المثال، المواد، والآلات، والمالية، والموارد البشرية، وما إلى ذلك) في المنظمة.
- عملية التنظيم تجعل المنظمة قادرة على التكيف مع أي تغيير مرتبط بمنصب الموظفين، يصبح هذا ممكنًا فقط بسبب حقيقة أن هناك سلسلة قياسية واضحة للسلطة للمدير من المستوى الأعلى إلى المستوى الأدنى.
- عندما تصبح وظيفة إدارية شاغرة، يتم ملؤها على الفور عن طريق الترقية، نظرًا لأن كل مرؤوس يدرك جيدًا عمل رئيسه، فلا توجد صعوبة في توليه المنصب الجديد.
- لقد لوحظ بشكل عام أن هناك دائمًا حالة من الشك حول سلطة المديرين فيما بينهم. توضح عملية التنظيم كل نشاط لكل مدير وأيضًا لمدى سلطته/ كما يتم توضيح لمن يجب أن يصدر أمر مدير لوظيفة معينة، يعرف الجميع أيضًا لمن هم مسئولون، بهذه الطريقة، يتم وضع حد للارتباك في السلطة. وبالتالي، تصبح الإدارة الفعالة ممكنة.
- في إطار عملية التنظيم، يمارس تفويض السلطة، لا يتم ذلك بسبب القدرة المحدودة لأي فرد، ولكن أيضًا لاكتشاف تقنيات عمل جديدة، يوفر فرصًا لاتخاذ القرارات للمرؤوسين. من خلال الاستفادة من هذا الموقف، يحاولون معرفة أحدث التقنيات وتنفيذها، وبالتالي، فهي تساعدهم على النمو والتطور.
- تتيح عملية التنظيم للموظفين حرية اتخاذ القرارات التي تساعدهم على النمو، هم دائما على استعداد لمواجهة التحديات الجديدة، يمكن أن يساعد هذا الموقف في تطوير المشروع، هذا يساعد في زيادة القدرة على الكسب للمؤسسة والتي بدورها تساعد في تطويرها.
في حديثنا عن المهارات التنظيمية الهامة لنجاح المديرين يحتاج القائد الذكي إلى تكييف المهارات التنظيمية مثل إدارة الوقت، والجدولة، وتحديد الأولويات، والتخطيط، والتوثيق، والتنظيم المادي، وما إلى ذلك، تطوير هذه المهارات ضروري لتعزيز التركيز والكفاءة والإنتاجية، تضمن المهارات التنظيمية أيضًا تحقيق الهدف دون أن تسبب لك الكثير من التوتر.
